Managementul Documentelor Digital este creat specific pentru a optimiza procesele administrative care trebuie să fie rapide, sigure și transparente.

Modulul “Managementul Documentelor” devine o piesă centrală în digitalizarea oricărei instituții sau organizații. 

Această soluție modernă, emergentă, interoperabilă și sustenabilă este creată pentru a răspunde nevoilor reale ale instituțiilor publice, mediului privat, domeniului medical, ONG-urilor și instituțiilor de învățământ. 

Scalabil și personalizabil, modulul permite adaptarea funcționalităților la specificul fiecărui sector, asigurând în același timp securitatea datelor și integrarea completă cu alte module ale platformei Integra.

Ce este și cum funcționează Sistemul de Management al Documentelor

Un Sistem de Management al Documentelor este o platformă software care permite crearea, capturarea, stocarea, clasificarea, distribuirea, semnarea, arhivarea și regăsirea documentelor într-un mediu digital securizat.

Elemente tehnice cheie:

• Arhitectură cloud sau on-premise – implementabilă fie în infrastructura proprie, fie în cloud guvernamental sau privat.
• Control al versiunilor – fiecare modificare este salvată cu istoricul complet, prevenind pierderile de informații.
• Fluxuri de aprobare personalizabile – documentele parcurg trasee automate, cu validări la fiecare etapă.
• Interoperabilitate prin API – modulul comunică cu alte sisteme și baze de date, permițând schimbul securizat de informații.
• Căutare inteligentă – indexare avansată, inclusiv recunoaștere OCR pentru documente scanate.
• Securitate cibernetică – criptare, autentificare multi-factor, control granular al accesului, logare a tuturor acțiunilor.
• Conformitate legală – respectă GDPR, legislația arhivării electronice și standardele naționale/internaționale.

Aplicabilitate în fiecare sector

Administrație publică (Integra City)

• Gestionarea rapidă a registraturii electronice și a arhivei.
• Trimiterea documentelor direct către cetățeni prin portalul online.
• Trasabilitate completă pentru audit și raportări către instituțiile de control.

Mediul privat (Integra Corporate)

• Centralizarea contractelor, facturilor și documentelor interne.
• Fluxuri automate de aprobare pentru achiziții, resurse umane sau proiecte.
• Integrare cu ERP și CRM pentru eficiență operațională.

Domeniul medical (Integra Health)

• Gestionarea fișelor medicale, rezultatelor de laborator și autorizațiilor sanitare.
• Acces rapid și securizat pentru personalul autorizat.
• Corelarea documentelor medicale cu programările și istoricul pacientului.

Sector ONG (Integra ONG)

• Administrarea documentelor de proiect, contractelor de finanțare și rapoartelor către donatori.
• Trasabilitate și transparență în utilizarea fondurilor.
• Partajare securizată cu parteneri și voluntari.

Educație (Integra Edu)

• Arhivarea diplomelor, certificatelor, situațiilor școlare și rapoartelor.
• Automatizarea procesului de emitere a documentelor oficiale.
• Colaborare între cadre didactice, secretariat și conducere.

Integrarea cu celelalte module Integra

Modulul Managementul Documentelor este strâns conectat cu restul ecosistemului Integra:

• Registratură Electronică – documentele înregistrate intră direct în DMS pentru procesare.
• Arhivare Electronică – la finalul ciclului de viață, documentele sunt arhivate conform legislației.
• Formulare Electronice – cererile depuse online generează automat documente gestionate în modul.
• Calendar și Programări – corelează termenele limită și întâlnirile cu documentele asociate.
• Module sectoriale – Urbanism, Fișe Medicale, Contracte ONG, Catalog Edu etc. transmit și preiau date din DMS.

Beneficiile utilizării

• Eficiență operațională – reducerea timpului de procesare cu până la 60%.
• Reducerea costurilor – eliminarea cheltuielilor de tipărire, curierat și arhivare fizică.
• Transparență – posibilitatea monitorizării în timp real a stadiului documentelor.
• Scalabilitate – de la câteva sute la milioane de documente fără pierdere de performanță.
• Sustenabilitate – reducerea consumului de hârtie și a amprentei de carbon.
• Securitate – datele rămân protejate împotriva pierderilor, accesului neautorizat și atacurilor cibernetice.

Modulul Sistem de Management al Documentelor din platforma Integra nu este doar un instrument tehnic, ci o infrastructură strategică pentru digitalizare. Prin capacitatea sa de a se adapta fiecărui domeniu, de a integra fluxuri complexe și de a garanta securitatea și conformitatea legală, el devine esențial pentru orice instituție sau organizație care dorește să treacă la un nivel superior de eficiență și transparență.

Integra pune la dispoziție această soluție modernă, emergentă, interoperabilă și sustenabilă, construită pentru prezent și pregătită pentru viitor.